Najem okazjonalny i instytucjonalny mocno zabezpieczają wynajmującego na wypadek eksmisji i faktycznie są do siebie zbliżone, ale przepisy, które je regulują, różnią je w kilku miejscach dość istotnie.
Poniżej pięć różnic, które realnie zmieniają Twoją sytuację jako właściciela.
#1 Kto może być wynajmującym?
Najem okazjonalny może zawrzeć wyłącznie właściciel będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali (art. 19a ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów).
Załóżmy, że wynajmujesz swoje drugie mieszkanie. To, czy poza tym prowadzisz inną działalność gospodarczą, nie ma znaczenia. Możesz mieć gabinet dentystyczny albo mały sklep. Nie możesz jednak rozliczać najmu w ramach tej działalności. Umowy najmu okazjonalnego nie zawrze też spółka, fundacja ani inny podmiot, który nie jest osobą fizyczną.
Przy najmie instytucjonalnym jest odwrotnie. Po stronie wynajmującego musi być podmiot, który wynajmuje lokale w ramach działalności gospodarczej. Może to być osoba fizyczna, spółka albo tzw. ułomna osoba prawna, byle najem był związany z profesjonalną działalnością tego podmiotu (art. 19f ust. 1).
A zatem osoba fizyczna też może tu być wynajmującym, ale tylko wtedy, gdy prowadzi działalność gospodarczą właśnie w zakresie wynajmowania lokali.
W praktyce oznacza to, że jako prywatny właściciel jednego czy dwóch mieszkań masz do dyspozycji najem okazjonalny, a nie instytucjonalny. Ten drugi jest dla firm, które z wynajmu robią biznes.
#2 Czas trwania
Najem okazjonalny zawierasz wyłącznie na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat (art. 19a ust. 1). Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby po tym okresie podpisać kolejną umowę.
W umowie wpisujesz na przykład, że jest zawarta na 5 lat od dnia podpisania albo na czas oznaczony od 1 stycznia 2026 roku do 31 grudnia 2027 roku.
Najem instytucjonalny też zawiera się na czas oznaczony, ale tutaj nie ma limitu 10 lat. Co więcej, przepisy o najmie instytucjonalnym wyłączają ogólną zasadę z kodeksu cywilnego, zgodnie z którą umowa najmu zawarta na dłużej niż 10 lat po upływie tego terminu traktowana jest jak zawarta na czas nieoznaczony (art. 19f ust. 2 wyłącza stosowanie art. 661 § 1 kodeksu cywilnego).
Przy najmie okazjonalnym takiego wyłączenia nie trzeba było robić, bo ta umowa i tak nie może przekroczyć 10 lat.
#3 Szybsza eksmisja i poddanie się egzekucji
Obie umowy, „okazjonalna” i „instytucjonalna”, mają wspólny mechanizm, który wyróżnia je na tle zwykłego najmu mieszkania. Do każdej z tych umów dołącza się akt notarialny, w którym najemca dobrowolnie poddaje się egzekucji co do opróżnienia i wydania lokalu.
Przy zwykłym najmie, jeśli były najemca nie chce dobrowolnie opuścić lokalu, musisz skierować pozew do sądu, aby uzyskać wyrok eksmisyjny, a dopiero potem skorzystać z pomocy komornika.
Przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym wcześniej wspomniany akt notarialny zastępuje taki wyrok. To z nim, a nie z wyrokiem, kierujesz się się do komornika, gdyby okazało się, że potrzebujesz pomocy przy przymusowym opróżnianiu lokalu.
Przy najmie okazjonalnym
Procedura jest jednak bardziej rozbudowana. Do umowy dołączasz nie tylko akt notarialny, ale dodatkowo dwa dokumenty (art. 19a ust. 2):
- wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym mógłby zamieszkać po eksmisji,
- oświadczenie właściciela tego innego lokalu, że przyjmie do siebie byłego najemcę.
Część prawników i właścicieli pokrzywdzonych przez nieuczciwych lokatorów widzi tu największą słabość najmu okazjonalnego. Po pierwsze, to dodatkowa papierologia, która potrafi zniechęcić najemcę przy zawieraniu umowy. Po drugie, jeśli w toku egzekucji okaże się, że były lokator stracił możliwość zamieszkania w tym zastępczym lokalu, przepisy nie mówią wprost, co dalej, a to może przedłużyć „przyspieszoną” eksmisję.
Moim zdaniem takiego lokatora można wtedy eksmitować choćby do noclegowni, bo nie przysługuje mu prawo do najmu socjalnego lokalu ani do pomieszczenia tymczasowego. Wiem jednak, że w praktyce bywa to różnie interpretowane. Komornikom zdarza się zawiesić postępowanie, w przypadku braku konkretnego wskazania miejsca, do którego należy eksmitować lokatora.
Przy najmie instytucjonalnym
Tego problemu nie ma. Najemca poddaje się egzekucji aktem notarialnym i w tym samym akcie przyjmuje do wiadomości, że w razie eksmisji nie przysługuje mu prawo do najmu socjalnego lokalu ani do pomieszczenia tymczasowego (art. 19f ust. 3).
Nie ma dodatkowego wskazywania „zastępczego” lokalu, więc nie ma też punktu zaczepienia, żeby przeciągać eksmisję.
#4 Kaucja
Kaucja przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym jest uregulowana inaczej niż przy zwykłym najmie. Wspólne dla obu są dwie rzeczy:
- kaucja nie może przekroczyć sześciokrotności czynszu (przy zwykłym najmie to aż dwunastokrotność),
- zabezpiecza również koszty egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.
Przy najmie okazjonalnym
Konstrukcja kaucji jest poza tym zbliżona do zwykłego najmu. Kaucję rozlicza się dopiero po opróżnieniu lokalu i dopiero wtedy potrącasz z niej swoje należności, na przykład zaległy czynsz, media czy koszt zniszczeń.
To działa w obie strony. Najemca nie może w trakcie umowy powiedzieć „nie zapłacę ostatniego czynszu, potrącicie sobie z kaucji”. Ma płacić do końca, a to, co zostanie potrącone, ustalasz Ty po zakończeniu umowy. Ty też nie możesz nic potrącać w trakcie jej trwania.
Załóżmy, że umowa kończy się 31 marca, a najemca oznajmia, że za marzec nie zapłaci, bo „przecież nadal jest nierozliczona kaucja”. Nie musisz się na to godzić. Mieszkanie odbierasz dopiero po 31 marca i dopiero wtedy decydujesz, co potrącić. Łatwiej zresztą potrącić z kaucji koszt zniszczeń, a zaległy czynsz dochodzić w sądzie niż odwrotnie, bo sprawa o czynsz jest prostsza niż o odszkodowanie za zniszczenia.
Przy najmie instytucjonalnym
Kaucję też rozlicza się po opróżnieniu lokalu, ale jest jedna istotna różnica. Właściciel może zaspokajać się z kaucji już w trakcie trwania umowy. Najemca nie płaci czynszu na czas? Możesz, choć nie musisz, pobrać tę kwotę z kaucji także w trakcie trwania umowy najmu instytucjonalnego.. Najemca ma wtedy obowiązek ją uzupełnić. Najem instytucjonalny to jedyna umowa najmu mieszkania, która na to pozwala.
Wskazówka: przy najmie instytucjonalnym w dużej części samodzielnie ustalasz przesłanki wypowiedzenia umowy. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby jedną z nich było właśnie nieuzupełnienie kaucji w terminie.
#5 Skutki cywilne a zgłoszenie do urzędu skarbowego
Tu przy najmie okazjonalnym jest rozwiązanie, które łatwo przeoczyć, a jest kluczowe.
Przepisy przewidują, że do najmu okazjonalnego nie stosuje się zasadniczej, z reguły niekorzystnej dla właściciela, części ustawy o ochronie praw lokatorów (art. 19e). Warunek: musisz zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1).
To tak naprawdę najważniejszy warunek, żeby dokument nazwany „umową najmu okazjonalnego” faktycznie nią był. Można ostrożnie powiedzieć, że ważniejszy nawet niż same załączniki. Jeśli nie zgłosisz faktu zawarcia umowy najmu okazjonalnego w terminie, do takiej umowy stosuje się całą ustawę o ochronie praw lokatorów, łącznie z jej najbardziej niekorzystnymi przepisami.
Załóżmy, że w umowie zastrzegłeś sobie możliwość wypowiedzenia najmu w trybie trzymiesięcznym, bo sam chcesz zamieszkać w lokalu, a do tego coroczną podwyżkę czynszu o 5 procent. Jeśli zapomnisz zgłosić umowę do urzędu skarbowego, te zapisy są bezskuteczne, ponieważ Twoja umowa staje się zwykłym najmem. A do zwykłego najmu stosuje się całą ustawę, która takich modyfikacji nie dopuszcza.
Przy najmie instytucjonalnym takiego powiązania nie ma. Ustawa nie wiąże skutków cywilnych ze zgłoszeniem do urzędu skarbowego, wskazuje jedynie, że do tego najmu stosuje się tylko wybrane jej przepisy (art. 19j).
Ustawodawca nie mieszał tu prawa podatkowego z cywilnym. I dobrze. To oczywiście nie zwalnia Cię z obowiązku rozliczenia umowy z urzędem skarbowym. Niemniej jednak kwestie podatkowe interesują tylko „skarbówkę”, a fakt niezgłoszenia umowy do urzędu skarbowego nie wiążę się z tym, że Twoja umowa może przestać być umową najmu instytucjonalnego.
Podsumowanie
Różnic pomiędzy bezpieczniejszymi rodzajami umów najmu jest kilka i w większości wypadają na plus najmu instytucjonalnego. Jest jednak jedno „ale”, i to zasadnicze: najem instytucjonalny możesz zawrzeć wyłącznie w ramach działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali.
Dla większości właścicieli, którzy wynajmują prywatnie jedno albo dwa mieszkania i nie chcą robić z tego głównego źródła dochodów, ta umowa po prostu odpada. I tutaj z pomocą przychodzi najem okazjonalny. Cała siła tej umowy działa jednak tylko wtedy, gdy jest dobrze skonstruowana, zgłoszona w terminie i ma komplet poprawnych załączników. Nie należy tego robić „na kolanie” na bazie wzoru ściągniętego z internetu, czy wzoru przygotowanego przez AI.
Zastanawiasz się nad najmem instytucjonalnym lub okazjonalnym i chcesz, żeby umowa realnie Cię chroniła? Mogę ją napisać na miarę albo dać Ci gotowy wzór do samodzielnego wypełnienia.